Curso de Gestión documental y archivos

¿Por qué este curso?

El curso Gestión Documental y Archivos

Te proporciona las herramientas y conocimientos esenciales para organizar, administrar y preservar la información de manera eficiente. Aprenderás a implementar sistemas de clasificación y archivado, digitalizar documentos, aplicar normativas legales y optimizar flujos de trabajo. Este programa te prepara para gestionar archivos físicos y electrónicos, asegurando la integridad, accesibilidad y seguridad de la información en cualquier organización.

Ventajas diferenciales

  • Metodologías de organización: domina los principios de clasificación, indización y catalogación.
  • Digitalización y gestión electrónica: implementa procesos de digitalización y gestiona documentos en la nube.
  • Normativa y legislación: conoce las leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental y archivos.
  • Seguridad de la información: aprende a proteger la información confidencial y garantizar su integridad.
  • Herramientas y software: utiliza software especializado para optimizar la gestión documental y los flujos de trabajo.
Gestión

Curso de Gestión documental y archivos

¿A quién va dirigido?

  • Profesionales de la administración que buscan optimizar la organización y el control de documentos físicos y digitales.
  • Responsables de cumplimiento normativo que requieren asegurar la gestión documental según las regulaciones vigentes.
  • Archivistas y gestores de información que necesitan actualizar sus conocimientos en técnicas de archivo y digitalización.
  • Personal de secretaría y apoyo administrativo interesados en mejorar la eficiencia en la gestión de documentos y archivos.
  • Estudiantes y recién graduados en áreas administrativas que buscan una formación práctica en gestión documental.

Flexibilidad y aplicabilidad
 Diseñado para profesionales con agenda apretada: contenido modular y accesible online, ejercicios prácticos con plantillas descargables y foro de consulta permanente.

Gestión

Objetivos y competencias

Implementar sistemas de archivo eficientes:

«Optimizar el espacio, garantizar la seguridad y facilitar la recuperación de la información, mediante la aplicación de políticas de retención, copias de seguridad automatizadas y la correcta indexación.»

Optimizar la organización y el acceso a la información:

Implementar sistemas de gestión documental digital y flujos de trabajo automatizados para facilitar la búsqueda y recuperación de información clave.

Salvaguardar la integridad y la accesibilidad a largo plazo de los documentos:

Implementar estrategias de preservación digital, incluyendo metadatos descriptivos, formatos de archivo duraderos y planes de migración tecnológica.

Establecer protocolos claros para la gestión del ciclo de vida de los documentos:

«Desde la creación y clasificación, pasando por el almacenamiento seguro, control de acceso, versionado, hasta la retención y destrucción según normativa.»

Garantizar el cumplimiento normativo en materia de documentación y archivo:

Implementar políticas de gestión documental y archivo alineadas con la legislación vigente, incluyendo la digitalización y conservación de la información, asegurando su integridad, accesibilidad y confidencialidad.

Facilitar la toma de decisiones informadas mediante la gestión estratégica de la información:

Implementar un flujo de trabajo estructurado para la recopilación, análisis y presentación de información relevante, permitiendo una evaluación completa de riesgos y oportunidades para optimizar la planificación y ejecución de las operaciones.

Plan de estudio - Módulos

  1. Gestión integral de incidentes en el mar: protocolos, roles y cadena de mando para respuesta coordinada
  2. Planificación y ejecución de operaciones: briefing, rutas, ventanas meteorológicas y criterios de go/no-go
  3. Evaluación rápida de riesgos: matriz de criticidad, control de escena y decisiones bajo presión
  4. Comunicación operativa: VHF/GMDSS, reportes estandarizados y enlace interinstitucional
  5. Movilidad táctica y abordaje seguro: maniobras con RHIB, aproximación, amarre y recuperación
  6. Equipos y tecnologías: EPP, señalización, localización satelital y registro de datos en campo
  7. Atención inmediata al afectado: valoración primaria, hipotermia, trauma y estabilización para evacuación
  8. Condiciones ambientales adversas: oleaje, visibilidad, corrientes y mitigación operativa
  9. Simulación y entrenamiento: escenarios críticos, uso de RV/RA y ejercicios con métricas de desempeño
  10. Documentación y mejora continua: lecciones aprendidas, indicadores (MTTA/MTTR) y actualización de SOPs
  1. Introducción al Control de Documentos: Definición, importancia y beneficios.
  2. Legislación y Normativa: Leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental y archivos activos.
  3. Ciclo de Vida del Documento: Creación, recepción, distribución, uso, mantenimiento y disposición final.
  4. Fase Activa del Archivo: Organización, clasificación, indización y recuperación de documentos.
  5. Sistemas de Clasificación: Estructuras jerárquicas, alfanuméricas y otras metodologías.
  6. Metadatos: Definición, tipos, importancia para la descripción y búsqueda de documentos.
  7. Almacenamiento y Conservación: Condiciones ambientales, formatos de almacenamiento y preservación digital.
  8. Acceso y Seguridad: Políticas de acceso, confidencialidad, protección de datos y copias de seguridad.
  9. Digitalización de Documentos: Técnicas, estándares, equipos y control de calidad.
  10. Destrucción Documental: Procedimientos, autorización, registro y eliminación segura.

  1. Introducción a la Documentación Eficaz: Conceptos clave y beneficios
  2. El Ciclo de Vida del Documento: Creación, recepción, registro, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición
  3. Principios de la Archivística: Procedencia, orden original, integridad y acceso
  4. Tipos de Archivos: Administrativos, históricos, centrales, departamentales
  5. Legislación y Normativa: Protección de datos, acceso a la información pública, transparencia
  6. Gestión de Documentos Electrónicos: Formatos, metadatos, firma digital, preservación digital
  7. Organización de Archivos Físicos: Clasificación, ordenación, descripción y conservación
  8. Acceso a la Información: Políticas de acceso, búsqueda y recuperación de documentos
  9. Valoración Documental: Identificación de documentos con valor permanente
  10. Destrucción Documental: Procedimientos seguros y legales

  1. Introducción a la Documentación: Conceptos clave, tipología documental, ciclo de vida.
  2. El Origen del Documento: Creación, producción, captura y registro.
  3. Gestión de Documentos Activos: Organización, clasificación, indización y acceso.
  4. Digitalización y Preservación Digital: Técnicas, estándares, formatos y metadatos.
  5. Valoración Documental: Criterios, plazos de conservación, expurgo y eliminación.
  6. Transferencia y Selección: Procedimientos, responsabilidad y documentación de respaldo.
  7. Organización de Archivos: Principios archivísticos, descripción y recuperación.
  8. Acceso y Consulta: Normativa, derechos, restricciones y medidas de seguridad.
  9. Difusión y Promoción: Uso de la documentación para la investigación y la cultura.
  10. Legislación y Normativa Archivística: Leyes, decretos, estándares nacionales e internacionales.

  1. Introducción al ciclo vital de los documentos: creación, uso, mantenimiento y disposición final.
  2. Principios de archivística: procedencia, orden original, respeto a los fondos.
  3. Tipología documental: formatos, soportes, características y valor informativo.
  4. Identificación y clasificación documental: cuadros de clasificación y series documentales.
  5. Valoración documental: criterios legales, administrativos, fiscales e históricos.
  6. Tablas de retención documental (TRD): diseño, aplicación y actualización.
  7. Transferencia documental: procedimientos, inventarios y control de calidad.
  8. Conservación y preservación documental: medidas preventivas, restauración básica y digitalización.
  9. Acceso y consulta: normativas de protección de datos, restricciones y derechos de acceso.
  10. Destrucción documental: métodos seguros, actas de destrucción y auditoría.

  1. Arquitectura y componentes del sistema: diseño estructural, materiales y subsistemas (mecánicos, eléctricos, electrónicos y de fluidos) con criterios de selección y montaje en entornos marinos
  2. Fundamentos y principios de operación: bases físicas y de ingeniería (termodinámica, mecánica de fluidos, electricidad, control y materiales) que explican el desempeño y los límites operativos
  3. Seguridad operativa y medioambiental (SHyA): análisis de riesgos, EPP, LOTO, atmósferas peligrosas, gestión de derrames y residuos, y planes de respuesta a emergencias
  4. Normativas y estándares aplicables: requisitos IMO/ISO/IEC y regulaciones locales; criterios de conformidad, certificación y buenas prácticas para operación y mantenimiento
  5. Inspección, pruebas y diagnóstico: inspección visual/dimensional, pruebas funcionales, análisis de datos y técnicas predictivas (vibraciones, termografía, análisis de fluidos) para identificar causas raíz
  6. Mantenimiento preventivo y predictivo: planes por horas/ciclos/temporada, lubricación, ajustes, calibraciones, sustitución de consumibles, verificación post-servicio y fiabilidad operacional
  7. Instrumentación, herramientas y metrología: equipos de medida y ensayo, software de diagnóstico, calibración y trazabilidad; criterios de selección, uso seguro y almacenamiento
  8. Integración e interfaces a bordo: compatibilidad mecánica, eléctrica, de fluidos y de datos; sellado y estanqueidad, EMC/EMI, protección contra corrosión y pruebas de interoperabilidad
  9. Calidad, pruebas de aceptación y puesta en servicio: control de procesos y materiales, FAT/SAT, pruebas en banco y de mar, criterios “go/no-go” y registro de evidencias
  10. Documentación técnica y práctica integradora: bitácoras, checklists, informes y caso práctico completo (seguridad → diagnóstico → intervención → verificación → reporte) aplicable a cualquier sistema

Plan de estudio - Módulos

  1. Gestión integral de incidentes en el mar: protocolos, roles y cadena de mando para respuesta coordinada
  2. Planificación y ejecución de operaciones: briefing, rutas, ventanas meteorológicas y criterios de go/no-go
  3. Evaluación rápida de riesgos: matriz de criticidad, control de escena y decisiones bajo presión
  4. Comunicación operativa: VHF/GMDSS, reportes estandarizados y enlace interinstitucional
  5. Movilidad táctica y abordaje seguro: maniobras con RHIB, aproximación, amarre y recuperación
  6. Equipos y tecnologías: EPP, señalización, localización satelital y registro de datos en campo
  7. Atención inmediata al afectado: valoración primaria, hipotermia, trauma y estabilización para evacuación
  8. Condiciones ambientales adversas: oleaje, visibilidad, corrientes y mitigación operativa
  9. Simulación y entrenamiento: escenarios críticos, uso de RV/RA y ejercicios con métricas de desempeño
  10. Documentación y mejora continua: lecciones aprendidas, indicadores (MTTA/MTTR) y actualización de SOPs
  1. Introducción al Control de Documentos: Definición, importancia y beneficios.
  2. Legislación y Normativa: Leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental y archivos activos.
  3. Ciclo de Vida del Documento: Creación, recepción, distribución, uso, mantenimiento y disposición final.
  4. Fase Activa del Archivo: Organización, clasificación, indización y recuperación de documentos.
  5. Sistemas de Clasificación: Estructuras jerárquicas, alfanuméricas y otras metodologías.
  6. Metadatos: Definición, tipos, importancia para la descripción y búsqueda de documentos.
  7. Almacenamiento y Conservación: Condiciones ambientales, formatos de almacenamiento y preservación digital.
  8. Acceso y Seguridad: Políticas de acceso, confidencialidad, protección de datos y copias de seguridad.
  9. Digitalización de Documentos: Técnicas, estándares, equipos y control de calidad.
  10. Destrucción Documental: Procedimientos, autorización, registro y eliminación segura.

  1. Introducción a la Documentación Eficaz: Conceptos clave y beneficios
  2. El Ciclo de Vida del Documento: Creación, recepción, registro, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición
  3. Principios de la Archivística: Procedencia, orden original, integridad y acceso
  4. Tipos de Archivos: Administrativos, históricos, centrales, departamentales
  5. Legislación y Normativa: Protección de datos, acceso a la información pública, transparencia
  6. Gestión de Documentos Electrónicos: Formatos, metadatos, firma digital, preservación digital
  7. Organización de Archivos Físicos: Clasificación, ordenación, descripción y conservación
  8. Acceso a la Información: Políticas de acceso, búsqueda y recuperación de documentos
  9. Valoración Documental: Identificación de documentos con valor permanente
  10. Destrucción Documental: Procedimientos seguros y legales

  1. Introducción a la Documentación: Conceptos clave, tipología documental, ciclo de vida.
  2. El Origen del Documento: Creación, producción, captura y registro.
  3. Gestión de Documentos Activos: Organización, clasificación, indización y acceso.
  4. Digitalización y Preservación Digital: Técnicas, estándares, formatos y metadatos.
  5. Valoración Documental: Criterios, plazos de conservación, expurgo y eliminación.
  6. Transferencia y Selección: Procedimientos, responsabilidad y documentación de respaldo.
  7. Organización de Archivos: Principios archivísticos, descripción y recuperación.
  8. Acceso y Consulta: Normativa, derechos, restricciones y medidas de seguridad.
  9. Difusión y Promoción: Uso de la documentación para la investigación y la cultura.
  10. Legislación y Normativa Archivística: Leyes, decretos, estándares nacionales e internacionales.

  1. Introducción al ciclo vital de los documentos: creación, uso, mantenimiento y disposición final.
  2. Principios de archivística: procedencia, orden original, respeto a los fondos.
  3. Tipología documental: formatos, soportes, características y valor informativo.
  4. Identificación y clasificación documental: cuadros de clasificación y series documentales.
  5. Valoración documental: criterios legales, administrativos, fiscales e históricos.
  6. Tablas de retención documental (TRD): diseño, aplicación y actualización.
  7. Transferencia documental: procedimientos, inventarios y control de calidad.
  8. Conservación y preservación documental: medidas preventivas, restauración básica y digitalización.
  9. Acceso y consulta: normativas de protección de datos, restricciones y derechos de acceso.
  10. Destrucción documental: métodos seguros, actas de destrucción y auditoría.

  1. Arquitectura y componentes del sistema: diseño estructural, materiales y subsistemas (mecánicos, eléctricos, electrónicos y de fluidos) con criterios de selección y montaje en entornos marinos
  2. Fundamentos y principios de operación: bases físicas y de ingeniería (termodinámica, mecánica de fluidos, electricidad, control y materiales) que explican el desempeño y los límites operativos
  3. Seguridad operativa y medioambiental (SHyA): análisis de riesgos, EPP, LOTO, atmósferas peligrosas, gestión de derrames y residuos, y planes de respuesta a emergencias
  4. Normativas y estándares aplicables: requisitos IMO/ISO/IEC y regulaciones locales; criterios de conformidad, certificación y buenas prácticas para operación y mantenimiento
  5. Inspección, pruebas y diagnóstico: inspección visual/dimensional, pruebas funcionales, análisis de datos y técnicas predictivas (vibraciones, termografía, análisis de fluidos) para identificar causas raíz
  6. Mantenimiento preventivo y predictivo: planes por horas/ciclos/temporada, lubricación, ajustes, calibraciones, sustitución de consumibles, verificación post-servicio y fiabilidad operacional
  7. Instrumentación, herramientas y metrología: equipos de medida y ensayo, software de diagnóstico, calibración y trazabilidad; criterios de selección, uso seguro y almacenamiento
  8. Integración e interfaces a bordo: compatibilidad mecánica, eléctrica, de fluidos y de datos; sellado y estanqueidad, EMC/EMI, protección contra corrosión y pruebas de interoperabilidad
  9. Calidad, pruebas de aceptación y puesta en servicio: control de procesos y materiales, FAT/SAT, pruebas en banco y de mar, criterios “go/no-go” y registro de evidencias
  10. Documentación técnica y práctica integradora: bitácoras, checklists, informes y caso práctico completo (seguridad → diagnóstico → intervención → verificación → reporte) aplicable a cualquier sistema
  1. Introducción al ciclo de vida de la información: creación, recepción, uso, mantenimiento y disposición.
  2. Identificación y valoración: criterios de valoración documental, valor primario y secundario.
  3. Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD): marco legal, estructura y aplicación.
  4. Gestión de documentos electrónicos: formatos, metadatos, preservación digital y acceso.
  5. Archivo: principios archivísticos, organización, descripción y conservación.
  6. Acceso y difusión: políticas de acceso, restricciones legales y derechos de autor.
  7. Destrucción documental: procedimientos seguros y responsables.
  8. Legislación archivística y de acceso a la información: normativa nacional e internacional.
  9. Auditoría y evaluación de la gestión documental: indicadores de desempeño y mejora continua.
  10. Estudios de caso: ejemplos de aplicación en diferentes contextos organizacionales.

  1. Introducción al ciclo vital del documento: Creación, uso, mantenimiento y disposición final.
  2. Valoración documental: Identificación de valores primarios y secundarios.
  3. Tablas de retención documental: Diseño, aplicación y actualización.
  4. Gestión de documentos electrónicos: Formatos, metadatos y preservación digital.
  5. Almacenamiento y conservación: Condiciones ambientales, seguridad y acceso.
  6. Digitalización de documentos: Normas, técnicas y control de calidad.
  7. Destrucción segura de documentos: Métodos, normativas y confidencialidad.
  8. Archivos históricos: Criterios de selección, organización y descripción.
  9. Legislación archivística: Normativas nacionales e internacionales.
  10. Preservación a largo plazo: Estrategias, formatos y migración de datos.

  1. Introducción a la Archivística: Definición, objeto, principios y terminología clave.
  2. Ciclo de vida de los documentos: Creación, distribución, utilización, mantenimiento y disposición final.
  3. Fase activa o de gestión: Valoración primaria, organización y descripción de los documentos.
  4. Fase semiactiva o de concentración: Transferencias, expurgo y valoración secundaria.
  5. Fase inactiva o histórica: Conservación, acceso y difusión de los documentos.
  6. Tipos de archivos: De oficina, central, histórico y especiales.
  7. Legislación archivística: Normativa nacional e internacional relevante.
  8. Gestión documental electrónica: Conceptos, formatos, metadatos y preservación digital.
  9. Valoración documental: Criterios para la identificación de documentos con valor permanente.
  10. Destrucción documental: Procedimientos y garantías legales.

  1. Introducción a la gestión documental digital: conceptos y normativas
  2. Digitalización de documentos: estándares, formatos y metadatos
  3. Indexación y clasificación: sistemas de organización y búsqueda
  4. Almacenamiento digital: seguridad, redundancia y acceso controlado
  5. Legislación archivística: conservación, eliminación y protección de datos
  6. Software de gestión documental: funcionalidades y herramientas
  7. Seguridad de la información: protección contra accesos no autorizados
  8. Custodia de documentos electrónicos: preservación a largo plazo
  9. Migración y conversión de formatos: estrategias y mejores prácticas
  10. Destrucción segura de documentos: protocolos y cumplimiento legal

Salidas profesionales

  • Técnico/a de archivos: Organización, descripción y conservación de documentos en archivos públicos y privados.
  • Gestor/a documental: Implementación y gestión de sistemas de gestión documental electrónica (SGDE) en organizaciones.
  • Archivista digital: Preservación y acceso a documentos electrónicos a largo plazo, gestión de repositorios digitales.
  • Consultor/a en gestión documental: Asesoramiento a empresas y organizaciones en la optimización de sus procesos de gestión documental.
  • Responsable de transparencia y acceso a la información: Garantizar el cumplimiento de la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública.
  • Documentalista: Recopilación, análisis y difusión de información en centros de documentación y bibliotecas.
  • Auxiliar de archivo/documentación: Apoyo en tareas de organización, clasificación y consulta de documentos.
  • Administrativo/a con conocimientos en gestión documental: Desempeño de tareas administrativas con un enfoque en la correcta gestión de la documentación.

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Requisitos de admisión

Perfil académico/profesional:

Grado/Licenciatura en Náutica/Transporte Marítimo, Ingeniería Naval/Marina o titulación afín; o experiencia profesional acreditada en puente/operaciones.

Competencia lingüística:

Recomendado inglés marítimo (SMCP) funcional para simulaciones y materiales técnicos.

Documentación:

CV actualizado, copia de titulación o libreta de embarque, DNI/Pasaporte, carta de motivación.

Requisitos técnicos (para online):

Equipo con cámara/micrófono, conexión estable, monitor ≥ 24” recomendado para ECDIS/Radar-ARPA.

Proceso de admisión y fechas

1. Solicitud
online

(formulario + documentos).

2. Revisión académica y entrevista

(perfil/objetivos/compatibilidad horaria).

3. Decisión de admisión

(+ propuesta de beca si aplica).

4. Reserva de plaza

(depósito) y matrícula.

5. Inducción

(acceso a campus, calendarios, guías de simulador).

Becas y ayudas

  • Organización Eficiente: Domina las técnicas para estructurar, clasificar y archivar documentos de manera profesional.
  • Digitalización y Gestión: Aprende a digitalizar documentos físicos y gestionarlos electrónicamente con las mejores prácticas.
  • Normativa y Legalidad: Conoce la legislación vigente en gestión documental y cómo aplicarla en tu organización.
  • Herramientas y Software: Descubre las herramientas y software más utilizados para la gestión documental y el archivo digital.
  • Seguridad de la Información: Implementa medidas de seguridad para proteger la confidencialidad e integridad de tus documentos.
Aplica las mejores prácticas y optimiza tus procesos para una gestión documental eficiente y segura.

Testimonios

Preguntas frecuentes

Facilitar la creación, el uso, la recuperación y la disposición final de los documentos de una organización de manera eficiente y segura.

Sí. El itinerario incluye ECDIS/Radar-ARPA/BRM con escenarios de puerto, oceánica, niebla, temporal y SAR.

Online con sesiones en vivo; opción híbrida para estancias de simulador/prácticas mediante convenios.

La gestión documental se centra en los documentos activos usados en las operaciones diarias, mientras que el archivo se ocupa de los documentos inactivos con valor histórico o legal a largo plazo.

Recomendado SMCP funcional. Ofrecemos materiales de apoyo para fraseología estándar.

Sí, con titulación afín o experiencia en operaciones marítimas/portuarias. La entrevista de admisión confirmará encaje.

Opcionales (3–6 meses) a través de Empresas & Colaboraciones y la Red de Egresados.

Prácticas en simulador (rúbricas), planes de derrota, SOPs, checklists, micro-tests y TFM aplicado.

Título propio de Navalis Magna University + portafolio operativo (tracks, SOPs, informes y KPIs) útil para auditorías y empleo.

  1. Introducción a la gestión documental digital: conceptos y normativas
  2. Digitalización de documentos: estándares, formatos y metadatos
  3. Indexación y clasificación: sistemas de organización y búsqueda
  4. Almacenamiento digital: seguridad, redundancia y acceso controlado
  5. Legislación archivística: conservación, eliminación y protección de datos
  6. Software de gestión documental: funcionalidades y herramientas
  7. Seguridad de la información: protección contra accesos no autorizados
  8. Custodia de documentos electrónicos: preservación a largo plazo
  9. Migración y conversión de formatos: estrategias y mejores prácticas
  10. Destrucción segura de documentos: protocolos y cumplimiento legal

Solicitar información

  1. Completa el Formulario de Solicitud
  2. Adjunta CV/Titulación (si la tienes a mano).
  3. Indica tu cohorte preferida (enero/mayo/septiembre) y si deseas opción híbrida con sesiones de simulador.

Un asesor académico se pondrá en contacto en 24–48 h para guiarte en admisión, becas y compatibilidad con tu agenda profesional.

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