Curso de Gestión documental y archivos
¿Por qué este curso?
El curso Gestión Documental y Archivos
Te proporciona las herramientas y conocimientos esenciales para organizar, administrar y preservar la información de manera eficiente. Aprenderás a implementar sistemas de clasificación y archivado, digitalizar documentos, aplicar normativas legales y optimizar flujos de trabajo. Este programa te prepara para gestionar archivos físicos y electrónicos, asegurando la integridad, accesibilidad y seguridad de la información en cualquier organización.
Ventajas diferenciales
- Metodologías de organización: domina los principios de clasificación, indización y catalogación.
- Digitalización y gestión electrónica: implementa procesos de digitalización y gestiona documentos en la nube.
- Normativa y legislación: conoce las leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental y archivos.
- Seguridad de la información: aprende a proteger la información confidencial y garantizar su integridad.
- Herramientas y software: utiliza software especializado para optimizar la gestión documental y los flujos de trabajo.
- Modalidad: Online
- Nivel: Cursos
- Horas: 150 H
- Fecha de matriculación: 23-03-2026
- Fecha de inicio: 26-04-2026
- Plazas disponibles: 1
¿A quién va dirigido?
- Profesionales de la administración que buscan optimizar la organización y el control de documentos físicos y digitales.
- Responsables de cumplimiento normativo que requieren asegurar la gestión documental según las regulaciones vigentes.
- Archivistas y gestores de información que necesitan actualizar sus conocimientos en técnicas de archivo y digitalización.
- Personal de secretaría y apoyo administrativo interesados en mejorar la eficiencia en la gestión de documentos y archivos.
- Estudiantes y recién graduados en áreas administrativas que buscan una formación práctica en gestión documental.
Flexibilidad y aplicabilidad
Diseñado para profesionales con agenda apretada: contenido modular y accesible online, ejercicios prácticos con plantillas descargables y foro de consulta permanente.
Objetivos y competencias

Implementar sistemas de archivo eficientes:
«Optimizar el espacio, garantizar la seguridad y facilitar la recuperación de la información, mediante la aplicación de políticas de retención, copias de seguridad automatizadas y la correcta indexación.»

Optimizar la organización y el acceso a la información:
Implementar sistemas de gestión documental digital y flujos de trabajo automatizados para facilitar la búsqueda y recuperación de información clave.

Salvaguardar la integridad y la accesibilidad a largo plazo de los documentos:
Implementar estrategias de preservación digital, incluyendo metadatos descriptivos, formatos de archivo duraderos y planes de migración tecnológica.

Establecer protocolos claros para la gestión del ciclo de vida de los documentos:
«Desde la creación y clasificación, pasando por el almacenamiento seguro, control de acceso, versionado, hasta la retención y destrucción según normativa.»

Garantizar el cumplimiento normativo en materia de documentación y archivo:
Implementar políticas de gestión documental y archivo alineadas con la legislación vigente, incluyendo la digitalización y conservación de la información, asegurando su integridad, accesibilidad y confidencialidad.

Facilitar la toma de decisiones informadas mediante la gestión estratégica de la información:
Implementar un flujo de trabajo estructurado para la recopilación, análisis y presentación de información relevante, permitiendo una evaluación completa de riesgos y oportunidades para optimizar la planificación y ejecución de las operaciones.
Plan de estudio - Módulos
- Gestión integral de incidentes en el mar: protocolos, roles y cadena de mando para respuesta coordinada
- Planificación y ejecución de operaciones: briefing, rutas, ventanas meteorológicas y criterios de go/no-go
- Evaluación rápida de riesgos: matriz de criticidad, control de escena y decisiones bajo presión
- Comunicación operativa: VHF/GMDSS, reportes estandarizados y enlace interinstitucional
- Movilidad táctica y abordaje seguro: maniobras con RHIB, aproximación, amarre y recuperación
- Equipos y tecnologías: EPP, señalización, localización satelital y registro de datos en campo
- Atención inmediata al afectado: valoración primaria, hipotermia, trauma y estabilización para evacuación
- Condiciones ambientales adversas: oleaje, visibilidad, corrientes y mitigación operativa
- Simulación y entrenamiento: escenarios críticos, uso de RV/RA y ejercicios con métricas de desempeño
- Documentación y mejora continua: lecciones aprendidas, indicadores (MTTA/MTTR) y actualización de SOPs
- Introducción al Control de Documentos: Definición, importancia y beneficios.
- Legislación y Normativa: Leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental y archivos activos.
- Ciclo de Vida del Documento: Creación, recepción, distribución, uso, mantenimiento y disposición final.
- Fase Activa del Archivo: Organización, clasificación, indización y recuperación de documentos.
- Sistemas de Clasificación: Estructuras jerárquicas, alfanuméricas y otras metodologías.
- Metadatos: Definición, tipos, importancia para la descripción y búsqueda de documentos.
- Almacenamiento y Conservación: Condiciones ambientales, formatos de almacenamiento y preservación digital.
- Acceso y Seguridad: Políticas de acceso, confidencialidad, protección de datos y copias de seguridad.
- Digitalización de Documentos: Técnicas, estándares, equipos y control de calidad.
- Destrucción Documental: Procedimientos, autorización, registro y eliminación segura.
‘
- Introducción a la Documentación Eficaz: Conceptos clave y beneficios
- El Ciclo de Vida del Documento: Creación, recepción, registro, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición
- Principios de la Archivística: Procedencia, orden original, integridad y acceso
- Tipos de Archivos: Administrativos, históricos, centrales, departamentales
- Legislación y Normativa: Protección de datos, acceso a la información pública, transparencia
- Gestión de Documentos Electrónicos: Formatos, metadatos, firma digital, preservación digital
- Organización de Archivos Físicos: Clasificación, ordenación, descripción y conservación
- Acceso a la Información: Políticas de acceso, búsqueda y recuperación de documentos
- Valoración Documental: Identificación de documentos con valor permanente
- Destrucción Documental: Procedimientos seguros y legales
‘
- Introducción a la Documentación: Conceptos clave, tipología documental, ciclo de vida.
- El Origen del Documento: Creación, producción, captura y registro.
- Gestión de Documentos Activos: Organización, clasificación, indización y acceso.
- Digitalización y Preservación Digital: Técnicas, estándares, formatos y metadatos.
- Valoración Documental: Criterios, plazos de conservación, expurgo y eliminación.
- Transferencia y Selección: Procedimientos, responsabilidad y documentación de respaldo.
- Organización de Archivos: Principios archivísticos, descripción y recuperación.
- Acceso y Consulta: Normativa, derechos, restricciones y medidas de seguridad.
- Difusión y Promoción: Uso de la documentación para la investigación y la cultura.
- Legislación y Normativa Archivística: Leyes, decretos, estándares nacionales e internacionales.
‘
- Introducción al ciclo vital de los documentos: creación, uso, mantenimiento y disposición final.
- Principios de archivística: procedencia, orden original, respeto a los fondos.
- Tipología documental: formatos, soportes, características y valor informativo.
- Identificación y clasificación documental: cuadros de clasificación y series documentales.
- Valoración documental: criterios legales, administrativos, fiscales e históricos.
- Tablas de retención documental (TRD): diseño, aplicación y actualización.
- Transferencia documental: procedimientos, inventarios y control de calidad.
- Conservación y preservación documental: medidas preventivas, restauración básica y digitalización.
- Acceso y consulta: normativas de protección de datos, restricciones y derechos de acceso.
- Destrucción documental: métodos seguros, actas de destrucción y auditoría.
‘
- Arquitectura y componentes del sistema: diseño estructural, materiales y subsistemas (mecánicos, eléctricos, electrónicos y de fluidos) con criterios de selección y montaje en entornos marinos
- Fundamentos y principios de operación: bases físicas y de ingeniería (termodinámica, mecánica de fluidos, electricidad, control y materiales) que explican el desempeño y los límites operativos
- Seguridad operativa y medioambiental (SHyA): análisis de riesgos, EPP, LOTO, atmósferas peligrosas, gestión de derrames y residuos, y planes de respuesta a emergencias
- Normativas y estándares aplicables: requisitos IMO/ISO/IEC y regulaciones locales; criterios de conformidad, certificación y buenas prácticas para operación y mantenimiento
- Inspección, pruebas y diagnóstico: inspección visual/dimensional, pruebas funcionales, análisis de datos y técnicas predictivas (vibraciones, termografía, análisis de fluidos) para identificar causas raíz
- Mantenimiento preventivo y predictivo: planes por horas/ciclos/temporada, lubricación, ajustes, calibraciones, sustitución de consumibles, verificación post-servicio y fiabilidad operacional
- Instrumentación, herramientas y metrología: equipos de medida y ensayo, software de diagnóstico, calibración y trazabilidad; criterios de selección, uso seguro y almacenamiento
- Integración e interfaces a bordo: compatibilidad mecánica, eléctrica, de fluidos y de datos; sellado y estanqueidad, EMC/EMI, protección contra corrosión y pruebas de interoperabilidad
- Calidad, pruebas de aceptación y puesta en servicio: control de procesos y materiales, FAT/SAT, pruebas en banco y de mar, criterios “go/no-go” y registro de evidencias
- Documentación técnica y práctica integradora: bitácoras, checklists, informes y caso práctico completo (seguridad → diagnóstico → intervención → verificación → reporte) aplicable a cualquier sistema
Plan de estudio - Módulos
- Gestión integral de incidentes en el mar: protocolos, roles y cadena de mando para respuesta coordinada
- Planificación y ejecución de operaciones: briefing, rutas, ventanas meteorológicas y criterios de go/no-go
- Evaluación rápida de riesgos: matriz de criticidad, control de escena y decisiones bajo presión
- Comunicación operativa: VHF/GMDSS, reportes estandarizados y enlace interinstitucional
- Movilidad táctica y abordaje seguro: maniobras con RHIB, aproximación, amarre y recuperación
- Equipos y tecnologías: EPP, señalización, localización satelital y registro de datos en campo
- Atención inmediata al afectado: valoración primaria, hipotermia, trauma y estabilización para evacuación
- Condiciones ambientales adversas: oleaje, visibilidad, corrientes y mitigación operativa
- Simulación y entrenamiento: escenarios críticos, uso de RV/RA y ejercicios con métricas de desempeño
- Documentación y mejora continua: lecciones aprendidas, indicadores (MTTA/MTTR) y actualización de SOPs
- Introducción al Control de Documentos: Definición, importancia y beneficios.
- Legislación y Normativa: Leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental y archivos activos.
- Ciclo de Vida del Documento: Creación, recepción, distribución, uso, mantenimiento y disposición final.
- Fase Activa del Archivo: Organización, clasificación, indización y recuperación de documentos.
- Sistemas de Clasificación: Estructuras jerárquicas, alfanuméricas y otras metodologías.
- Metadatos: Definición, tipos, importancia para la descripción y búsqueda de documentos.
- Almacenamiento y Conservación: Condiciones ambientales, formatos de almacenamiento y preservación digital.
- Acceso y Seguridad: Políticas de acceso, confidencialidad, protección de datos y copias de seguridad.
- Digitalización de Documentos: Técnicas, estándares, equipos y control de calidad.
- Destrucción Documental: Procedimientos, autorización, registro y eliminación segura.
‘
- Introducción a la Documentación Eficaz: Conceptos clave y beneficios
- El Ciclo de Vida del Documento: Creación, recepción, registro, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición
- Principios de la Archivística: Procedencia, orden original, integridad y acceso
- Tipos de Archivos: Administrativos, históricos, centrales, departamentales
- Legislación y Normativa: Protección de datos, acceso a la información pública, transparencia
- Gestión de Documentos Electrónicos: Formatos, metadatos, firma digital, preservación digital
- Organización de Archivos Físicos: Clasificación, ordenación, descripción y conservación
- Acceso a la Información: Políticas de acceso, búsqueda y recuperación de documentos
- Valoración Documental: Identificación de documentos con valor permanente
- Destrucción Documental: Procedimientos seguros y legales
‘
- Introducción a la Documentación: Conceptos clave, tipología documental, ciclo de vida.
- El Origen del Documento: Creación, producción, captura y registro.
- Gestión de Documentos Activos: Organización, clasificación, indización y acceso.
- Digitalización y Preservación Digital: Técnicas, estándares, formatos y metadatos.
- Valoración Documental: Criterios, plazos de conservación, expurgo y eliminación.
- Transferencia y Selección: Procedimientos, responsabilidad y documentación de respaldo.
- Organización de Archivos: Principios archivísticos, descripción y recuperación.
- Acceso y Consulta: Normativa, derechos, restricciones y medidas de seguridad.
- Difusión y Promoción: Uso de la documentación para la investigación y la cultura.
- Legislación y Normativa Archivística: Leyes, decretos, estándares nacionales e internacionales.
‘
- Introducción al ciclo vital de los documentos: creación, uso, mantenimiento y disposición final.
- Principios de archivística: procedencia, orden original, respeto a los fondos.
- Tipología documental: formatos, soportes, características y valor informativo.
- Identificación y clasificación documental: cuadros de clasificación y series documentales.
- Valoración documental: criterios legales, administrativos, fiscales e históricos.
- Tablas de retención documental (TRD): diseño, aplicación y actualización.
- Transferencia documental: procedimientos, inventarios y control de calidad.
- Conservación y preservación documental: medidas preventivas, restauración básica y digitalización.
- Acceso y consulta: normativas de protección de datos, restricciones y derechos de acceso.
- Destrucción documental: métodos seguros, actas de destrucción y auditoría.
‘
- Arquitectura y componentes del sistema: diseño estructural, materiales y subsistemas (mecánicos, eléctricos, electrónicos y de fluidos) con criterios de selección y montaje en entornos marinos
- Fundamentos y principios de operación: bases físicas y de ingeniería (termodinámica, mecánica de fluidos, electricidad, control y materiales) que explican el desempeño y los límites operativos
- Seguridad operativa y medioambiental (SHyA): análisis de riesgos, EPP, LOTO, atmósferas peligrosas, gestión de derrames y residuos, y planes de respuesta a emergencias
- Normativas y estándares aplicables: requisitos IMO/ISO/IEC y regulaciones locales; criterios de conformidad, certificación y buenas prácticas para operación y mantenimiento
- Inspección, pruebas y diagnóstico: inspección visual/dimensional, pruebas funcionales, análisis de datos y técnicas predictivas (vibraciones, termografía, análisis de fluidos) para identificar causas raíz
- Mantenimiento preventivo y predictivo: planes por horas/ciclos/temporada, lubricación, ajustes, calibraciones, sustitución de consumibles, verificación post-servicio y fiabilidad operacional
- Instrumentación, herramientas y metrología: equipos de medida y ensayo, software de diagnóstico, calibración y trazabilidad; criterios de selección, uso seguro y almacenamiento
- Integración e interfaces a bordo: compatibilidad mecánica, eléctrica, de fluidos y de datos; sellado y estanqueidad, EMC/EMI, protección contra corrosión y pruebas de interoperabilidad
- Calidad, pruebas de aceptación y puesta en servicio: control de procesos y materiales, FAT/SAT, pruebas en banco y de mar, criterios “go/no-go” y registro de evidencias
- Documentación técnica y práctica integradora: bitácoras, checklists, informes y caso práctico completo (seguridad → diagnóstico → intervención → verificación → reporte) aplicable a cualquier sistema
- Introducción al ciclo de vida de la información: creación, recepción, uso, mantenimiento y disposición.
- Identificación y valoración: criterios de valoración documental, valor primario y secundario.
- Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD): marco legal, estructura y aplicación.
- Gestión de documentos electrónicos: formatos, metadatos, preservación digital y acceso.
- Archivo: principios archivísticos, organización, descripción y conservación.
- Acceso y difusión: políticas de acceso, restricciones legales y derechos de autor.
- Destrucción documental: procedimientos seguros y responsables.
- Legislación archivística y de acceso a la información: normativa nacional e internacional.
- Auditoría y evaluación de la gestión documental: indicadores de desempeño y mejora continua.
- Estudios de caso: ejemplos de aplicación en diferentes contextos organizacionales.
‘
- Introducción al ciclo vital del documento: Creación, uso, mantenimiento y disposición final.
- Valoración documental: Identificación de valores primarios y secundarios.
- Tablas de retención documental: Diseño, aplicación y actualización.
- Gestión de documentos electrónicos: Formatos, metadatos y preservación digital.
- Almacenamiento y conservación: Condiciones ambientales, seguridad y acceso.
- Digitalización de documentos: Normas, técnicas y control de calidad.
- Destrucción segura de documentos: Métodos, normativas y confidencialidad.
- Archivos históricos: Criterios de selección, organización y descripción.
- Legislación archivística: Normativas nacionales e internacionales.
- Preservación a largo plazo: Estrategias, formatos y migración de datos.
‘
- Introducción a la Archivística: Definición, objeto, principios y terminología clave.
- Ciclo de vida de los documentos: Creación, distribución, utilización, mantenimiento y disposición final.
- Fase activa o de gestión: Valoración primaria, organización y descripción de los documentos.
- Fase semiactiva o de concentración: Transferencias, expurgo y valoración secundaria.
- Fase inactiva o histórica: Conservación, acceso y difusión de los documentos.
- Tipos de archivos: De oficina, central, histórico y especiales.
- Legislación archivística: Normativa nacional e internacional relevante.
- Gestión documental electrónica: Conceptos, formatos, metadatos y preservación digital.
- Valoración documental: Criterios para la identificación de documentos con valor permanente.
- Destrucción documental: Procedimientos y garantías legales.
‘
- Introducción a la gestión documental digital: conceptos y normativas
- Digitalización de documentos: estándares, formatos y metadatos
- Indexación y clasificación: sistemas de organización y búsqueda
- Almacenamiento digital: seguridad, redundancia y acceso controlado
- Legislación archivística: conservación, eliminación y protección de datos
- Software de gestión documental: funcionalidades y herramientas
- Seguridad de la información: protección contra accesos no autorizados
- Custodia de documentos electrónicos: preservación a largo plazo
- Migración y conversión de formatos: estrategias y mejores prácticas
- Destrucción segura de documentos: protocolos y cumplimiento legal
‘
Salidas profesionales
- Técnico/a de archivos: Organización, descripción y conservación de documentos en archivos públicos y privados.
- Gestor/a documental: Implementación y gestión de sistemas de gestión documental electrónica (SGDE) en organizaciones.
- Archivista digital: Preservación y acceso a documentos electrónicos a largo plazo, gestión de repositorios digitales.
- Consultor/a en gestión documental: Asesoramiento a empresas y organizaciones en la optimización de sus procesos de gestión documental.
- Responsable de transparencia y acceso a la información: Garantizar el cumplimiento de la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública.
- Documentalista: Recopilación, análisis y difusión de información en centros de documentación y bibliotecas.
- Auxiliar de archivo/documentación: Apoyo en tareas de organización, clasificación y consulta de documentos.
- Administrativo/a con conocimientos en gestión documental: Desempeño de tareas administrativas con un enfoque en la correcta gestión de la documentación.
«`
Requisitos de admisión

Perfil académico/profesional:
Grado/Licenciatura en Náutica/Transporte Marítimo, Ingeniería Naval/Marina o titulación afín; o experiencia profesional acreditada en puente/operaciones.

Competencia lingüística:
Recomendado inglés marítimo (SMCP) funcional para simulaciones y materiales técnicos.

Documentación:
CV actualizado, copia de titulación o libreta de embarque, DNI/Pasaporte, carta de motivación.

Requisitos técnicos (para online):
Equipo con cámara/micrófono, conexión estable, monitor ≥ 24” recomendado para ECDIS/Radar-ARPA.
Proceso de admisión y fechas

1. Solicitud
online
(formulario + documentos).

2. Revisión académica y entrevista
(perfil/objetivos/compatibilidad horaria).

3. Decisión de admisión
(+ propuesta de beca si aplica).

4. Reserva de plaza
(depósito) y matrícula.

5. Inducción
(acceso a campus, calendarios, guías de simulador).
Becas y ayudas
- Organización Eficiente: Domina las técnicas para estructurar, clasificar y archivar documentos de manera profesional.
- Digitalización y Gestión: Aprende a digitalizar documentos físicos y gestionarlos electrónicamente con las mejores prácticas.
- Normativa y Legalidad: Conoce la legislación vigente en gestión documental y cómo aplicarla en tu organización.
- Herramientas y Software: Descubre las herramientas y software más utilizados para la gestión documental y el archivo digital.
- Seguridad de la Información: Implementa medidas de seguridad para proteger la confidencialidad e integridad de tus documentos.
Testimonios
Implementé un sistema de gestión documental en mi anterior empresa que redujo el tiempo de búsqueda de información en un 80% y los costos de almacenamiento en un 50%, optimizando la eficiencia de los flujos de trabajo y el cumplimiento normativo.
Dominar los aspectos legales y operativos de la gestión náutica me permitió optimizar las rutas de nuestra flota pesquera, reduciendo costos de combustible en un 15% y aumentando la eficiencia de las capturas en un 12% en el primer trimestre tras finalizar el curso.
Implementé un sistema de gestión documental en mi anterior empresa, reduciendo el tiempo de búsqueda de información en un 60% y los costos de almacenamiento en un 40%, optimizando la eficiencia de los flujos de trabajo y el cumplimiento normativo.
Implementé un sistema de gestión documental en mi anterior empresa que redujo el tiempo de búsqueda de información en un 60% y los costos de almacenamiento en un 25%, además de mejorar el cumplimiento normativo y la seguridad de la información.
Preguntas frecuentes
Facilitar la creación, el uso, la recuperación y la disposición final de los documentos de una organización de manera eficiente y segura.
Sí. El itinerario incluye ECDIS/Radar-ARPA/BRM con escenarios de puerto, oceánica, niebla, temporal y SAR.
Online con sesiones en vivo; opción híbrida para estancias de simulador/prácticas mediante convenios.
La gestión documental se centra en los documentos activos usados en las operaciones diarias, mientras que el archivo se ocupa de los documentos inactivos con valor histórico o legal a largo plazo.
Recomendado SMCP funcional. Ofrecemos materiales de apoyo para fraseología estándar.
Sí, con titulación afín o experiencia en operaciones marítimas/portuarias. La entrevista de admisión confirmará encaje.
Opcionales (3–6 meses) a través de Empresas & Colaboraciones y la Red de Egresados.
Prácticas en simulador (rúbricas), planes de derrota, SOPs, checklists, micro-tests y TFM aplicado.
Título propio de Navalis Magna University + portafolio operativo (tracks, SOPs, informes y KPIs) útil para auditorías y empleo.
- Introducción a la gestión documental digital: conceptos y normativas
- Digitalización de documentos: estándares, formatos y metadatos
- Indexación y clasificación: sistemas de organización y búsqueda
- Almacenamiento digital: seguridad, redundancia y acceso controlado
- Legislación archivística: conservación, eliminación y protección de datos
- Software de gestión documental: funcionalidades y herramientas
- Seguridad de la información: protección contra accesos no autorizados
- Custodia de documentos electrónicos: preservación a largo plazo
- Migración y conversión de formatos: estrategias y mejores prácticas
- Destrucción segura de documentos: protocolos y cumplimiento legal
‘
Solicitar información
- Completa el Formulario de Solicitud
- Adjunta CV/Titulación (si la tienes a mano).
- Indica tu cohorte preferida (enero/mayo/septiembre) y si deseas opción híbrida con sesiones de simulador.
Un asesor académico se pondrá en contacto en 24–48 h para guiarte en admisión, becas y compatibilidad con tu agenda profesional.
Profesorado
Ing. Tomás Riera
Profesor Titular
Ing. Tomás Riera
Profesor Titular
Ing. Sofía Marquina
Profesora Titular
Ing. Sofía Marquina
Profesora Titular
Ing. Javier Bañuls
Profesor Titular
Ing. Javier Bañuls
Profesor Titular
Dra. Nuria Llobregat
Profesora Titular
Dra. Nuria Llobregat
Profesora Titular
Dr. Pau Ferrer
Profesor Titular
Dr. Pau Ferrer
Profesor Titular
Cap. Javier Abaroa (MCA)
Profesor Titular
Cap. Javier Abaroa (MCA)
Profesor Titular